We wstępie należy przede wszystkim zaznaczyć, o jakie stanowisko się ubiegamy. Możemy to nawet pogrubić.  Warto napisać także, skąd dowiedzieliśmy się o stanowisku pracy: z gazety, z jakiego jej wydania, z jakiego portalu internetowego. Możemy nawiązać także do sytuacji firmy. Jeśli dowiedzieliśmy się na przykład z prasy, że będzie się rozwijać, to warto przesłać swoje CV i list motywacyjny w nawiązaniu do tego, zanim jeszcze pojawią się konkretne oferty pracy.

Po wstępie przechodzimy do opisywania siebie, jako kandydata do pracy. - Kolejne dwa lub trzy akapity, czyli rozwinięcie, sprawiają najwięcej trudności, ale są esencją tego, co powinniśmy przekazać pracodawcy.  Dlatego przed napisaniem listu motywacyjnego warto wypunktować sobie, jakie oczekiwania ma pracodawca. Jeśli nie było to zawarte w ogłoszeniu o pracy, to powinniśmy sobie wyobrazić, jakich kandydatów szukalibyśmy na jego miejscu: z jakim doświadczeniem, kwalifikacjami, predyspozycjami. Następnie trzeba się zastanowić w jaki sposób my spełniamy te oczekiwania i napisać to w rozwinięciu, opierając się na przykładach.

To nie znaczy, że musimy w stu procentach odpowiadać wszystkim wymaganiom na dane stanowisko. Musimy tylko wiedzieć, jak podkreślić swoje atuty.  Może się na przykład okazać, że nie mamy doświadczenia jako sprzedawca, ale za to jako kelner. Wtedy warto położyć nacisk na to, że pracowaliśmy bezpośrednio z klientami i to nieraz trudnymi. Właśnie w takich możliwościach tkwi przewaga listu motywacyjnego nad CV.

W liście motywacyjnym warto przywołać nie tylko wykształcenie, kursy, czy dotychczas zajmowane stanowiska pracy. Trzeba także pokazać swoje cechy osobiste, ale w wiarygodny sposób. Na wszystko powinniśmy mieć jakiś przykład. Jeśli nawet nie wykorzystamy go w liście, to może się przydać na rozmowie kwalifikacyjnej. To nie jest tak trudne, jak może się wydawać. Jeśli pracodawca szuka chociażby osób przyzwyczajonych do pracy w zespole, to możemy udowodnić, że pasujemy do tych wymagań, jeśli graliśmy kiedyś w drużynie sportowej.

W zakończeniu trzeba jeszcze zachęcić pracodawcę do zaproszenia nas na rozmowę kwalifikacyjną.  Zwrot powinien sprawiać wrażenie, że nie jest ani prośbą ani rozkazem. Trzeba znaleźć złoty środek.

Jeśli wysyłamy swój list motywacyjny tradycyjną pocztą, należy się pod nim ręcznie podpisać. Jeśli mailem – nie ma takiej konieczności.

List, tak jak CV, zawiera nasze dane osobowe. Dlatego również w nim powinniśmy zamieścić klauzulę, która mówi, że zgadzamy się na ich wykorzystanie na potrzeby procesu rekrutacji. Klauzula w liście nie jest konieczna, jeśli przesyłamy ją pracodawcy jako odrębny dokument.